Un gerente autoriza una diligencia por WhatsApp. Un coordinador cambia un horario mediante un mensaje. Recursos Humanos recibe una solicitud y responde desde el celular. Un trabajador informa una situación y conserva el pantallazo.

Son conversaciones que ocurren todos los días y que muchas empresas todavía consideran informales.

La Corte Suprema de Justicia acaba de recordar por qué esa percepción puede resultar equivocada.

En la Sentencia SL702-2026, la Sala de Casación Laboral precisó que los pantallazos de WhatsApp que fueron aportados en copia física impresa al proceso tenían naturaleza documental, de acuerdo con el artículo 243 del Código General del Proceso.

¿Qué ocurrió en el caso?

El proceso surgió, entre otros asuntos, alrededor de un accidente de tránsito sufrido por una trabajadora. Ella sostuvo que estaba realizando una diligencia relacionada con su trabajo y pretendió demostrar que había solicitado autorización a su empleador mediante WhatsApp.

En el expediente apareció un pantallazo de un mensaje enviado el día del accidente en el que la trabajadora preguntaba a su jefe si podía solicitarle a una persona que la llevara a entregar determinada documentación.

Ese mensaje terminó convertido en una pieza relevante dentro de una discusión judicial años después.

¿Qué estableció la Corte?

La Corte indicó que los pantallazos impresos aportados en ese proceso eran documentos.

Además, explicó que, aunque carecían de firma, no habían sido desconocidos por la parte contra quien se presentaban y, en las condiciones particulares del caso, podían constituir prueba calificada en casación laboral.

La precisión es importante: la sentencia se refiere expresamente a los pantallazos aportados en copia física impresa. La propia Corte aclaró que en ese supuesto no estaba analizando una emisión de datos digital o electrónica bajo la Ley 527 de 1999.

¿Por qué esta decisión es importante?

Porque confirma una realidad empresarial: una conversación que nació en un celular puede terminar formando parte del expediente de un proceso laboral.

La importancia jurídica de WhatsApp ya no puede analizarse únicamente desde la informalidad con la que las personas usan la aplicación.

Una instrucción, una solicitud o una respuesta puede adquirir relevancia probatoria posteriormente.

Y esto interesa tanto al trabajador como al empleador.

¿Cómo podría impactar situaciones similares?

Para una empresa resulta razonable revisar qué asuntos pueden resolverse informalmente y cuáles deberían contar con un procedimiento claro de autorización y documentación.

Vacaciones, permisos, modificaciones de horario, instrucciones relacionadas con desplazamientos, accidentes, incapacidades, llamados de atención o decisiones relevantes sobre la ejecución del contrato pueden terminar siendo discutidos judicialmente.

Esto no significa que todo mensaje pruebe automáticamente lo que una de las partes sostiene. Precisamente ese es otro de los puntos centrales de SL702-2026: una cosa es que el pantallazo pueda ser valorado como documento y otra muy diferente que su contenido permita demostrar el hecho alegado.

Conclusión

WhatsApp forma parte de las relaciones laborales modernas y también puede formar parte de su historia probatoria.

Para las empresas, la enseñanza práctica no es dejar de utilizarlo, sino entender jurídicamente qué se comunica, quién tiene facultad para autorizar y qué evidencia queda de cada decisión.

Si esta situación se relaciona con su empresa, en SIE JURÍDICOS podemos ayudarle a revisar sus protocolos de comunicación laboral y evaluar sus riesgos jurídicos.